Nejdřív si ujasněte, co vlastně potřebujete – zabýváte se službami, prodejem, máte e-shop? Každý software je šitý jinou jehlou, může mít jiné jak základy, tak nástavby, a je třeba se jeho tvůrců ptát, zda umí to, co právě Vy potřebujete.
- Elektronizace a digitalizace
Vyberte software, který umožňuje vystavování a přijímání elektronických faktur – zjednodušíte administrativu a snížíte náklady (o snížení chybovosti při např. kontrole údajů na portálech státní správy ani nemluvím).
Software by měl také podporovat digitalizaci a archivaci papírových dokumentů, což usnadní jejich správu a vyhledávání. V dnešní době zvládají i schvalovací procesy a dlouhodobou archivaci dle platné legislativy.
- Skladové hospodářství
Ujistěte se, že software podporuje kompletní skladovou evidenci, včetně příjmů a výdejů zboží, sledování skladových zásob a inventur, přirozených úbytků apod..
Pokud vaše firma používá prodejní systém, je důležité, aby účetní software umožňoval bezproblémovou integraci a synchronizaci dat mezi skladem / prodejem / účetnictvím.
- Banka a úhrady
Software by měl podporovat online automatizaci úhrad faktur a bankovních transakcí, což vám ušetří čas a minimalizuje chyby.
Důležité je, aby software poskytoval přehledné informace o přijatých a odeslaných platbách, včetně možnosti generování výpisů a reportů v elektronické podobě, nejlépe automaticky 😊
- Výstupy, reporty a elektronická podání
Ujistěte se, že software nabízí širokou škálu reportů a analytických nástrojů, které vám poskytnou přehled o finančním stavu firmy a výkonnosti jednotlivých jejích částí.
Důležité je, aby váš účetní software umožňoval export dat do různých formátů (např. Excel, PDF) pro další analýzy a prezentace.
Účetní SW umí vytvořit různá hlášení a podání pro nejrůznější státní instituce, ověřte si, zda je umí také podat ve formátu, ve kterém ony instituce komunikují.
Na co ještě nezapomenout?
Software by měl být intuitivní a snadno ovladatelný, aby usnadnil práci uživatelům.
Ujistěte se, že dodavatel software poskytuje kvalitní technickou podporu a pravidelné aktualizace, které zahrnují legislativní změny a vylepšení funkcionalit.
A samozřejmě – cena a licenční podmínky: Porovnejte náklady na pořízení a provoz software, včetně licenčních poplatků a nákladů na údržbu, i zde mohou náklady za „dodatečné implementace“ stoupat do astronomických výšin.
A když už ten váš software máte – zjišťujte v rámci aktualizací, zda neproběhly i uživatelské změny, nejen ty legislativní – čas a vývoj jde stále kupředu, a co před pár lety trvalo hodiny, dnes správný SW zvládne na pár kliknutí.
Jaký je váš ideál účetního SW?