Přechod k nové účetní firmě je v očích podnikatelů vždy bolestivý proces. Ale nemusí to tak být vždy. Pokud nepodceníte fázi přípravy a pečlivou koordinaci, můžete si celou záležitost značně ulehčit.
Připravili jsme pro vás několik klíčových bodů, na které byste se měli soustředit.
Kdo je majitelem databáze účetních dokladů:
Majitelem databáze je firma, které se účetnictví spravuje, nikoliv účetní firma. Účetní firma je pouze správce dat na základě smluvního vztahu a musí tato data předat klientovi nebo jeho nové účetní firmě při ukončení spolupráce.
Pravdou ale je, že ačkoli je majitelem databáze firma, o jejíž účetnictví se jedná, tak předání databáze může být zpoplatněno. Původní účetní firma může účtovat poplatek za přípravu a předání potřebných dokumentů.
Co se předává?
Při změně účetní firmy je nutné předat všechny relevantní účetní doklady, výstupy a databáze. To zahrnuje hlavní knihu, účetní deníky, účetní závěrky, vnitřní účetní směrnice, inventarizace účtů, přehled majetku a další nezbytné dokumenty dle konkrétní jednotky. Z praxe bohužel víme, že s předáním databáze bývá často problém, jelikož vztahy bývají napjaté (o důvodech, proč se databáze stává předmětem sporu, lze jen spekulovat). Proto doporučujeme, aby toto předání bylo smluvně upraveno, včetně specifikace termínů a způsobu předání, a to již při uzavírání smlouvy o vedení účetnictví.
Kdy lze měnit účetní firmu:
Kdykoliv. Účetní firmu nemusíte měnit jen na konci účetního období, jak se obecně. Pokud vám stará účetní firma přestala z nejrůznějších důvodů vyhovovat, můžete ji změnit podle potřeby.
Pokud je ale firma v průběhu daňového nebo účetního auditu, doporučuje se vyčkat se změnou účetní firmy do jeho ukončení, aby se zabránilo komplikacím a nedorozuměním s kontrolními orgány, jen je dobré např. ke kontrolám novou účetní firmu přizvat – přeci jen, nejspíš neměníte účetní, jelikož jste absolutně spokojeni s její prací, takže vám odborné oko může v kontrolním procesu jen prospět.
Protože v oblasti předávání databáze panovalo nějakou dobu nejasno, vznikl judikát Nejvyššího soudu týkající se předávání účetních dokladů:
Jedním z relevantních judikátů je rozhodnutí Nejvyššího soudu ČR, sp. zn. 28 Cdo 3374/2010, které stanoví, že účetní firma musí při ukončení smluvního vztahu předat všechny účetní doklady klientovi, neboť data patří klientovi a účetní firma je pouze správcem těchto dat.
Jaká jsou naše doporučení pro hladký přechod od staré k nové účetní firmě?
– Písemná dohoda: Vždy uzavřete písemnou dohodu o podmínkách předání dokumentů.
– Přehled dokumentů: Ujistěte se, že máte přehled všech potřebných dokumentů, které musí být předány.
– Plná moc: Pokud původní účetní firma zastupovala klienta před úřady, dohodněte se na termínech ukončení této plné moci a zahájení nové s novou účetní firmou.
Už jste měnili účetní firmu? Jaké byly vaše zkušenosti – procházka růžovou zahradou, nebo noční můra?